中共衢州市委办公室文件

 

衢委办[2005]48号

 

市委办公室  市政府办公室

关于做好纪念衢州建市20周年活动档案管理工作的通知

 

各县（市、区）委、人民政府，市级机关各单位：

2005年是我市建市20周年。市委、市政府决定2005年9月举办纪念衢州建市20周年暨2005中国衢州工业科企合作洽谈会，根据《浙江省重大活动档案管理办法》的有关要求，现就纪念建市20周年活动档案管理有关事项通知如下：

一、统一思想，加强领导，确保纪念活动档案的齐全和完整

档案是历史的真实记录，重大活动档案是反映经济社会发展重要轨迹的真实记录，是国家档案资源的重要组成部分，也是进行爱国主义教育的生动素材，具有极其重要的保存价值。各级各部门要充分认识到加强纪念建市20周年活动档案管理的重要意义，高度重视活动全过程的档案管理工作，把档案管理工作作为整个纪念活动的重要组成部分列入议事日程，安排专人负责，确保纪念建市20周年活动档案收集齐全、完整，及时移交给市档案馆妥善保管，并做好开发利用工作。

二、明确归档范围，加强收集整理，确保档案安全和规范

根据重大活动档案材料收集范围的有关规定，建市20周年纪念活动档案资料的收集范围有：

1、市委、市政府关于举办纪念建市20周年活动所形成的各类文件材料(包括筹备阶段、活动阶段的各类纸质、电子版文件材料)；

2、上级领导、国外友人、兄弟市领导、专家、学者、本市历届老领导参加纪念建市20周年活动所形成的讲话稿、贺信、贺电、批示、题词及活动过程中的录像、录音和照片、花名册等材料；

3、纪念建市20周年各工作组开展工作中所形成的材料：包括宣传组制定的宣传工作方案和组织实施过程中形成的各种档案资料；报纸、电台、电视台等新闻媒体的采访专题、新闻、报道所产生的录音、录像、光盘、照片；活动会标、徽标、宣传画册及大型综合展览所形成的版面、实物、图片、模型、解说词及电子版图片等材料；文化组制定的全市性大型文化艺术活动的方案策划、演出节目单、演艺人员花名册、重要的剧照，以及各类美术、书法、摄影、图书、文博等展览展示和展销活动的方案及相关材料；经贸活动组所形成的中外客商、重要来宾名单、各种合同协议、招商项目、旅游推介项目等活动材料；其他与建市20周年活动有关的并具有保存价值的材料及“当代衢州十大杰出人物”评选活动材料；

4、纪念建市20周年活动期间形成的声像档案：录音带、录像带、各项活动照片、电视专题片光盘、磁盘等；

5、纪念建市20周年活动期间形成的实物档案：领导题词、书画、邮票，珍藏纪念册、纪念章、纪念品、“老照片、新衢州”系列明信片、首日封、印章、徽标、请柬等。

三、制订收集方案，明确归档要求，及时移交进馆

1、根据《浙江省重大活动档案管理办法》的要求，纪念建市20周年活动筹委会及筹委会各成员单位、工作组要按照各自的职能范围，结合纪念建市20周年活动档案管理的归档范围和要求，制订纪念建市20周年活动档案收集方案，细化收集范围，明确责任部门和专兼职档案人员，加强档案的收集工作。

2、纪念建市20周年活动筹委会下设的五个工作组，第一责任单位负责本组档案收集方案的制订和档案的收集整理归档工作，其他各责任单位做好职能范围内的档案收集工作，并在纪念活动结束后30日内移交第一责任单位。

3、根据档案的归档要求，收集建市20周年活动档案力求以原件为主，文字材料档案力求做到字迹清楚，具有耐久性。必须确保一份档案齐全完整。档案的分类和保管期限可参照国家档案局制订的机关档案保管期限等相关规定，结合实际灵活确定。

4、做好纪念建市20周年系列活动档案移交进馆工作。《浙江省重大活动档案管理办法》规定，重大活动结束之日起4个月内，向同级国家档案馆移交重大活动档案。根据这一要求，纪念建市20周年活动筹委会各有关单位都必须在规定期限内，及时向市档案馆移交建市20周年系列活动的全部档案，确保齐全完整。

5、档案行政管理部门要做好业务指导工作和监督检查工作，尽最大努力使纪念建市20周年活动的档案收集齐全、整理规范、移交及时、保管安全。

 

 

中共衢州市委办公室

衢州市人民政府办公室

2005年5月19日